Digitaalisten palvelujen tuottaminen omalle organisaatiolle ja asiakkaille vaatii taustalle erilaisia yhteyksiä, alustoja, tukipalveluja ja ohjelmistoja. Jo aikaisemmalla työurallani olen oppinut paljon kilpailuttamisesta ja hintavertailuista. Viimeiset viikot ovat vahvistaneet käsitystäni siitä, että palvelujen kilpailuttaminen on erityisen haastavaa.
Digitaalisten yhteyksien osalta keskeistä on tietenkin organisaatiota ja yhteiskuntaa yhdistävä internet-yhteys ja sen tietoturvaan liittyvä palomuuri. Piispalassa yhteys tontille on vasta ensimmäinen askel, sillä yhteyttä tarvitaan useassa eri kiinteistössä, jotka sijoittuvat noin 500m x 1000m alueelle.Yhteyttä on siis jaettava erilaisten tukiasemien avulla. Yhteyttä arvioitaessa on huomioitava niin sisään tulevan kuin striimausten, ilmoitusten ja hälytyksien tarvitsema uloslähtevän datamäärän tarve.
Yhteysoperaattorit harvoin kykenevät tai edes haluavat toimia joka päiväisessä arjessa käytettävien ohjelmistopalvelujen kumppanina. Niinpä erilaisten ohjelmistojen, web-hotellin, domain-palvelun ja tiedostojen hallintaan tarvitaan niihin erikoistuneet palvelujen tarjoajat operaattorin rinnalle. Niin mukavaa, kuin oliskin toimia yhden tahon kanssa keskitetysti, niin IT-asioissa kaksi palvelun tarjoaajaa tuntuu Piispalan kokoisen toimijan palveluissa olevan minimi. Lisäksi on muutamia erilaisia tietojärjestelmän kokonaisarkkitehtuuriin liittyviä ohjelmistoja, joilla hoidetaan taloushallintoa, kassajärjestelmää ja majoitus- ja tilavarauksia.
Kilpailuttamisen yhtenä haasteena on palvelun määrittäminen ja arviointi. 100 lyijykynää on 100 lyijykynää tai läpppäri on konkreettinen työasema, joiden hintoja on helppo vertailla. Kun sitten puhutaan ohjelmistojen ja erilaisten lisenssien välittämisestä ja niiden käytön tuesta, konkretia saa seuraksi abstrakteja ulottuvuuksia. Ohjelmistojen, etenkään markkinajohtajien käyttäjälisensseihin perustuvat hinnat eivät eroa merkittävästi. Oleellisemmaksi tulee ohjelmistojen käyttöönoton, käyttämisen ja varmistusten tukipalvelut. Lisäksi on tärkeä tiedostaa millaista tukea ja palvelua on tarjolla, kun syntyy vikatilanteita ja vielä kolmantena ohjelmiston kehittäminen ja asiakkaan mahdollisuus saada räätälöityjä palveluja.
Palvelujen arviointi perustuu pitkälti asiakkaan tarpeisiin ja odotuksiin ja sen vertaamiseen palvelun tuottajan antamaan palvelukuvaukseen tai -lupaukseen. Kilpailuttamisen vaiheessa tietenkin arvioidaan rinnakkain kuvauksia ja lupauksia ja tuottajavalintojen jälkeen seurataan ja arvioidaan toteutumista.
Noin kuukauden kestänyt kilpailutusprosessi on ollut hyvin mielenkiintoinen. Tämän kuun loppuun mennessä saavutetaan ensimmäisen vaiheen maali valitsemalla tarjouskilpailuun osallistuneista palveluntarjoajista 1-3 kumppania. Oma arvioni on, että kaksi toimittajaa pystyvät kokonaisuuden tarjoamaan, mutta vielä on avoinna millainen pari valitaan.
Prosessi on mielenkiintoinen myös siitä näkökulmasta, että oman yritykseni osalta olen valmistautumassa kilpailutukseen, jossa pitäisi tarjouksella pystyä vakuuttamaan asiakas pitkälti abstraktien asioiden tuottajana, kehittäjänä ja koordinaattorina. Kyse on uudesta aluevaltauksesta, mikäli tarjouskilpailussa voitto tulee, joten tämä syksy tarjoaa mielenkiintoisia haasteita monella sektorilla.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti